Für den Kauf von aktuell erschienenen Büchern und Medien steht der BMZ ein Sachmittel-Etat zur Verfügung. Es werden auch Anschaffungswünsche von Kunden berücksichtigt, soweit diese zum Sammelprofil unserer Einrichtung passen.

Die BMZ nimmt darüber hinaus Schenkungen und Nachlässe entgegen, um retrospektiv Bestandslücken zu schließen und sinnvolle Erweiterungen vorzunehmen. Von besonderem Interesse sind dabei Spezialsammlungen, die ein bestimmtes Thema vertiefen.

Die Bibliothek des Vereins für Pfälzische Kirchengeschichte, die die BMZ als Depositum verwaltet, beteiligt sich zudem am Schriftentausch kirchengeschichtlicher und allgemeinhistorischer Periodika. Die Tauschpartner erhalten ein Gratisexemplar der "Blätter für Pfälzische Kirchengeschichte". Im Gegenzug bezieht die BMZ das Jahrbuch oder die Zeitschrift der entsprechenden Institution.

Prospekte von Buchverlagen und Medienproduzenten sowie die Recherche in Buchhandels- und Antiquariatsverzeichnissen unterstützen die Auswahl der zu bestellenden Materialien. Weitere Hilfestellung leisten: die Lektüre von Rezensionen und Literaturberichten sowie das Studium der wöchentlich erscheinenden Hefte der Deutschen Bibliothek, die das neu publizierte Schrifttum innerhalb und außerhalb des Buchhandels - nach Sachgruppen sortiert - anzeigen.

Vor jeder Bestellung muss mittels Recherche im Online-Katalog der BMZ geprüft werden, ob sich das ausgewählte Werk nicht vielleicht doch schon im Bestand befindet. Mehrfachexemplare eines Titels werden nur in Ausnahmefällen angeschafft. Der Arbeitsgang der sogenannten Vorakzession spielt insbesondere bei der Annahme von Schenkungen und Nachlässen eine große Rolle. So kann es vorkommen, dass letztlich nur 10 oder 20% eines Nachlasses in den Bestand aufgenommen werden, da die übrigen Titel bereits im Bestand enthalten sind.

Bücher werden in der Regel mittels der dreizehnstelligen ISBN (International Standard Book Number), die einen Titel zweifelsfrei identifiziert, bestellt. Der lokale Buchhandel erhält von der BMZ einen entsprechenden Auftrag und gewährt 5% Bibliotheksrabatt auf jedes georderte Buch.

Bücher ohne ISBN, die außerhalb des Buchhandels - meist in kleiner Auflage - erscheinen, werden in der Regel beim Selbstverleger oder der herausgebenden Körperschaft bestellt.

Audiovisuelle Medien können nur in Ausnahmefällen über den Buchhandel bestellt werden. Der Auftrag geht zumeist an den Medienproduzenten oder spezialisierte Medienvertriebe. Hinzu kommt, dass die BMZ für den Erwerb eines Films das Vielfaches des Ladenpreises aufbringen muss, um die Verleih- und Vorführrechte für ihre Kunden zu sichern.

Die BMZ überwacht die Ausführung der an Händler und Produzenten ergangenen Aufträge. Oftmals wird ein neuer Verlagstitel bereits Monate vor seinem tatsächlichen Erscheinen angezeigt. Es kommt vor, dass sich die ISBN noch kurzfristig ändert, verschiedene Ausgaben eines Titels im Angebot sind oder der angekündigte Preis nicht gehalten werden kann. Für diese und viele andere Einzelfälle besteht zwischen Bibliothek, Buchhändler und Verlag regelmäßiger Kommunikationsbedarf.

Die BMZ hat Zeitschriften, monographische Schriftenreihen und Loseblattwerke abonniert. Unter Zuhilfenahme spezieller Karteien wird der regelmäßige Eingang von Heften, Bänden und Ergänzungslieferungen protokolliert und kontrolliert. Zeitschriften zeichnen sich zumeist durch einen festen Erscheinungsturnus aus, Titel aus Buchreihen oder Loseblatt-Ergänzungen erscheinen dagegen oft in unregelmäßiger Folge.

Nach Eingang der bestellten Bücher und Medien in der BMZ werden diese inventarisiert. Der Überprüfung der Richtigkeit der Lieferung und des Preises bzw. Bibliotheksrabatts folgt der Eintrag des Mediums in das Inventarbuch. Hier werden Kurztitel, Händler und Preis sowie die Inventarnummer festgehalten.  Damit wird zugleich Rechenschaft über die getätigten Investionen der BMZ im Hinblick auf eine später mögliche Rechnungsprüfung abgelegt.

Im Online-Katalog erkennt der Kunde nun, dass sich das Medium "im Geschäftsgang" befindet: es wurde bereits vom Händler geliefert, steht aber für die Ausleihe noch nicht zur Verfügung. Vormerkungen sind in diesem Status schon möglich - jedoch ohne feste Terminzusage.

Einmal pro Woche werden sämtliche eingangenen Rechnungen von Buchhändlern, Antiquariaten, Verlagen, Buchbindern, Medienproduzenten und -vertrieben gebündelt bearbeitet und der Landeskirchenkasse zur Mittelanweisung aus dem Etat der BMZ überstellt. Zugleich wird die HÜL (Haushaltsüberwachungsliste) auf den neuesten Stand gebracht und die Summe der im laufenden Haushaltsjahr noch zur Verfügung stehenden Mittel errechnet.

Der Buchbinder der BMZ hat den Auftrag, einen Großteil der abonnierten Fachzeitschriften jahrgangsweise zu binden. Nach Abschluss der Bindearbeiten stehen die meisten Zeitschriften für die reguläre Ausleihe zur Verfügung. Besonders stark frequentierte, aber auch aufgrund ihres Alters oder schlechter Papier- bzw. Buchblock-Qualität vom Verfall bedrohte Werke werden dem Buchbinder zur Restauration übergeben. Kleinere konservatorische Maßnahmen führt die Hausdruckerei des Landeskirchenrats durch.

Bücher und Medien erhalten ein Signaturen-Etikett, damit sie sowohl im Online-Katalog als auch am Standort (Lesesaal & Magazine) zweifelsfrei identifiziert werden können. Etikettierarbeiten fallen auch an, wenn im Rahmen der Aktualisierung des Lesesaal-Bestandes bestimmte Werke im Magazin einen neuen Standort und eine entsprechende Magazin-Signatur zugewiesen bekommen. Neben den Etiketten für Bücher und Medien müssen in Lesesaal und Magazinen die Beschilderungen für Stehsammler, Hinweistafeln, Regale und Regalböden laufend aktualisiert werden.