Bibliothekarische Tätigkeiten in der Abteilung „Erschließung“ können nur von bibliothekarischen Fachkräften (Diplom-Bibliothekarinnen sowie Absolventen der Bachelor-Studiengänge Bibliotheks- und Informationswissenschaft) ausgeführt werden.

Sämtliche neu angeschaffte Bücher und Medien werden sofort im Online-Katalog erfasst. Jede Medieneinheit besteht aus mindestens zwei Datensätzen: dem Titeldatensatz und dem Exemplardatensatz. Im Titeldatensatz werden nach einem für alle wissenschaftlichen Bibliotheken einheitlichen Regelwerk (RAK-WB – Regeln für die alphabetische Katalogisierung, seit 2016 abgelöst durch RDA) die bibliographischen Daten abgelegt: Hauptsachtitel, Zusätze zum Sachtitel, Verfasser, beteiligte Personen, Erscheinungsort(e), Verlag(e), Erscheinungsjahr, ISBN, Umfang, Sprache, Schriftenreihe etc.

Sonderregeln bestehen für audiovisuelle Materialien (RAK-NBM, seit 2016 RDA), Noten (RAK-Musik, seit 2016 RDA) sowie Alte Drucke (RAK-Alte Drucke, seit 2016 RDA). Die Einheitlichkeit der Erfassung gewährleistet den Datenaustausch in Bibliotheksverbünden. Im Exemplardatensatz werden die bibliotheksspezifischen Daten abgelegt: Signatur, Verbuchungs-Nummer, Inventar-Nummer, Standort etc. Seit Einführung der EDV-gestützten Erschließung im Februar 1992 mussten im Rahmen der Retro-Katalogisierung sämtliche zuvor nur im Zettelkatalog nachgewiesenen Werke noch einmal ganz neu erfasst werden. Die BMZ hat diese Arbeiten ohne Sonderpersonal bereits im Jahre 2001 erfolgreich abgeschlossen. Aktuell verzeichnen wir ca. 162.000 Bücher und ca. 18.000 audiovisuelle und Online-Medien.  

Eine Reihe von „Feldern“ einer Titelaufnahme enthalten nicht nur Text, sondern Verknüpfungen zu Tabellen und sogenannten „Stammdaten“. Personen und Körperschaften wie auch Schlagworte (siehe unten) werden in Stammdatensätzen abgelegt. D.h. eine bestimmte Person wird nur ein einziges Mal im Online-Katalog mit sämtlichen Namensvarianten erfasst (z.B. sollte man Nikolaus von Kues auch unter Cusanus finden) und dann zu den Titeln, an denen die Person beteiligt ist, verknüpft. Mehrbändige Werke wie Lexika, Zeitschriften oder Schriftenreihe erhalten einen eigenen Gesamt-Datensatz, an denen wiederum die Titeldatensätze der einzelnen Jahrgänge oder Bände „hängen“. Im Daten-„Hintergrund“ werden weitere Einstellungen vorgenommen, die bewirken, dass unterschiedliche Materialformen (Bücher, Videos, CDs, Folien, Aufsätze, Artikel, Predigten, Gottesdienste, Andachten, Bibelarbeiten etc.) getrennt durchsucht werden können. Mit dem Ansteigen der Datenmenge werden solche „Knotenpunkte“ immer wichtiger, so dass auch hier ggf. retrospektiv „Gabelungen“ einzubauen sind.

Im Dezember 2001 wurde mit der formalen Erschließung von Aufsätzen begonnen. 20 Jahre später verzeichnet die BMZ mehr als 560.000 Aufsätze in ihrem Online-Katalog – ein weit über Speyers Grenzen hinaus einmaliges Angebot. Auch in diesem Falle werden die bibliographischen Daten erfasst. Hinzu kommen die Verknüpfung mit dem Werk, in dem der Aufsatz enthalten ist, sowie die Signatur. Erfasst werden die Beiträge einer Vielzahl von Predigtreihen, Zeitschriften und Jahrbüchern sowie monographischer Sammelwerke aller Art. Die wichtigen Zeitschriften wurden retrospektiv mindestens bis Mitte der 80er Jahre, teilweise sogar bis zum Beginn der 70er Jahre ausgewertet. Auch bei Aufsätzen kann zwischen verschiedenen „Formen“ differenziert werden: „Normale“ Aufsätze innerhalb einer monographischen Aufsatzsammlung, Zeitschriftenaufsätze, Predigten, Andachten, Gottesdienste, Bibelarbeiten, Rezensionen, Filmkritiken, Unterrichtseinheiten etc. Bei Predigten und Exegesen wird zudem nach den Loccumer Richtlinien die jeweilige Bibelstelle erfasst, nach der im Online-Katalog ebenfalls „gefiltert“ werden kann. Darüber hinaus ist es möglich, gezielt nur im Datenbestand einer einzigen Zeitschrift zu suchen. Auf dieser Basis lassen sich per Mausklick auch Gesamt-Inhaltsverzeichnisse einer Zeitschrift bzw. eines bestimmten Zeitraums erstellen (in alphabetischer oder chronologischer Sortierung).

Seit 2003 werden im Feld „Inhalt / Annotation“ für alle neuen Bücher und Medien beschreibende, nicht wertende „Klappentexte“ eingefügt. Im Feld „Inhaltsangaben“ werden Inhaltsverzeichnisse von Büchern, Liedfolgen von Audio-CDs, Bildfolgen von Dias und Folien etc. abgelegt. Sämtliche Begriffe der Texte sind im Online-Katalog recherchierbar. Seit 2011 werden zudem im Feld „Internet-Link“ die Scans der kompletten Inhaltsverzeichnisse (erstellt durch die Deutsche Bibliothek in Frankfurt am Main) verlinkt. Auch hier wurde in erheblichem Umfang bereits retrospektiv gearbeitet: Nahezu alle Datensätze der audiovisuellen Medien enthalten Beschreibungstexte, Unterrichtsmaterialien wurden rückwirkend schon weitflächig bis Mitte der 90er Jahre „ergänzt“, die sonstigen Bücher befinden sich in der Aufbauphase.

Schlagworte sind im Gegensatz zu Stichworten nicht Bestandteil der bibliographischen Angaben eines Titels, sondern werden von BibliothekarInnen vergeben, um den Inhalt eines Mediums möglichst aussagekräftig zu charakterisieren. Schlagworte werden ebenfalls in Stammdatensätzen abgelegt, die zahlreiche Verweisungsformen enthalten, so dass der Kunde die genaue Ansetzungsform nicht kennen muss, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Schlagworte werden nach dem Regelwerk RSWK vergeben. Man unterscheidet zwischen Personen-, geographischen, Sach-, Zeit- und Formschlagworten, die im Verbund sogenannte „Schlagwortketten“ bilden. Zudem sind die Schlagworte in eine mehrdimensionale Struktur von Ober- und Unterbegriffen eingebunden.  

Seit März 2004 werden alle neuen Bücher und Medien nach RSWK verschlagwortet. Auch die Aufsätze der wichtigen Fachzeitschriften werden mit Schlagworten versehen. Retrospektiv wurde etwa die Hälfte des Lesesaal-Bestandes bearbeitet. Die Suche nach Schlagworten minimiert den „Ballast“ von Ergebnismengen, bewirkt also eine gezieltere Suche im Bestand. Die Eingabe von Formschlagworten wie „Einführung“, „Handbuch“, „Bilderbuch“, „Bildband“ kann die Treffermenge gezielt verkleinern – insbesondere bei unspezifischen oder sehr vorkommenden Begriffen wie „Glaube“, „Christentum“, „Jesus“ etc.

Im Oktober 2010 konnte das Projekt „Lesesaal-Systematik“ nach mehr als fünf Bearbeitungsjahren erfolgreich abgeschlossen werden. Die ca. 20.000 Bücher und Medien des Lesesaal-Bestandes stehen nun innerhalb einer Fachsystematik mit drei bzw. vier Hierarchie-Ebenen, was auch den „Stöbereffekt“ unterstützt. Bei Standardthemen können sich die Kunden direkt am Regal – ohne Zuhilfenahme des Online-Kataloges – orientieren. Im Rahmen der Erstellung der Systematik wurde auch ein alphabetisches Stichwortregister der Systematikstellen angefertigt. Die Fachgruppen und Unterfachgruppen sind bei Unterrichtsmaterialien und allen audiovisuellen Medien zu ca. 90% identisch, was die Benutzung seitens der Lehrer und Religionspädagogen ganz erheblich erleichtert. Zudem sind die entsprechenden Unterfachgruppen mit verschiedenfarbigen Etiketten ausgestattet, was die Transparenz noch erhöht. Die Grundsignaturen der Systemstellen können zudem für die Suche im Online-Katalog herangezogen werden.

Ca. 200 Themen- und Stoffkreise spiegeln die Lesesaalsystematik der Unterrichtsmaterialien und audiovisuellen Medien im Online-Katalog. Ein Klick auf den Doppelpfeil im jeweiligen Stoffkreis zeigt sofort sämtliche weiteren Medien an, die diesem Stoffkreis zugewiesen wurden. Weiterer Vorteil: Ein Buch oder Medium kann man nur an einer Systemstelle aufstellen, online aber ggf. mehreren Stoffkreisen zuordnen. Auch die abonnierten Fachzeitschriften und Jahrbücher sind insgesamt 22 Stoffkreisen zugewiesen.

Im Laufe des Jahres 2012 wurde mit der systematischen Sacherschließung nach der sogenannten „Regensburger Verbundklassifikation“ im Online-Katalog begonnen. Über die Systematisierung des Lesesaals und der Themen- und Stoffkreise hinaus bietet diese Methode eine sehr viel differenziertere und komplexere Sacherschließung für alle – auch in den Magazinen aufbewahrten – Bücher und Medien. Zudem lassen sich viele Inhalte (z.B. behandelte Zeiträume oder interdisziplinäre Thematiken) nicht mit „knackigen“ Schlagworten beschreiben, sondern verlangen die Einordnung in eine Feinsystematik. Die Systematik unterliegt außerdem nicht dem Sprach- und Zeitgeistwandel von Schlagworten. Die zukünftigen Systemstellen werden im Feld „Notation“ abgelegt und sind dann im Online-Katalog recherchefähig.

Im Laufe des Jahres 2012 wurde mit der Einbindung des sogenannten Medienportals der Medienzentralen der evangelischen Landeskirchen begonnen. Mit Hilfe dieses Angebots können Sie Filme nach Mausklick auf einen Link des jeweiligen Medien-Datensatzes direkt aus dem Online-Katalog auf Ihren Rechner herunterladen. Leihfristen, Vormerkungen und Mahnungen entfallen dann für diese Fachgruppe. Darüber hinaus werden zentrale und qualitativ hochwertige Internet-Quellen aller Art (Datenbanken, Unterrichtseinheiten etc.) über formale und inhaltliche Kriterien mit unserem Online-Katalog verlinkt. Damit erweitern sich traditionelle und digitale Bibliothek zur sogenannten „Hybrid-Bibliothek“, die Ihnen über den eigentlichen Medienbestand hinaus Quellen über unsere (im Vergleich mit Suchmaschinen wie „Google“) differenzierte Recherchemaske weltweit zugänglich macht. Regelwerk ist der „Dublin Core“ zur Beschreibung von Internet-Quellen.

Ein Wechsel des Bibliothekssystems ist in Teilbereichen zwangsläufig mit einer Verschlechterung der Datenqualität verbunden: Felder sind nicht identisch, Strukturen und Verknüpfungen können Schaden nehmen, Feldinhalte lassen sich nicht trennen oder zusammenführen. Die BMZ unterhielt früher zwei getrennte Systeme für Bibliothek und Medienzentrale, da die beiden Arbeitsbereiche personell und organisatorisch erst im Jahre 1998 vereint wurden. Die beiden Systeme wurden im September 2003 in das gemeinsame Bibliothekssystem BIS-C überführt. Da das frühere Mediensystem bibliothekarischen Standards in keinster Weise genügte, müssen alle Datensätze der bis 2003 angeschafften Medien „optimiert“, teilweise sogar regelrecht „wiederhergestellt“ werden – eine Daueraufgabe, die uns noch mehrere Jahre begleiten wird. So mussten und müssen beispielsweise Personen recherchefähig gemacht, Reihenaufnahmen angelegt und Schlagworte nach der Methode RSWK angepasst werden.

Im Laufe der Zeit hat sich in der BMZ aufgrund der Annahme von Geschenken und Nachlässen ein Dubletten-Bestand von ca. 15.000 Büchern angesammelt. Die Titel stehen nach Anfangsbuchstabe des Verfassers „grob“ sortiert im Magazin und werden für Bücherflohmärkte und antiquarische Interessenten zur Verfügung gestellt. Ca. 25.000 Bucheinheiten noch nicht bearbeiteter Geschenke stehen darüber hinaus zur Bearbeitung an.